Bei der Online-Anfrage sendet dein Kunde ein Formular auf deiner Webseite ab.

Du erhältst diese Anfrage dann in deinem Posteingang und kannst entscheiden, ob du sie ablehnst oder annimmst.

Wenn die Anfrage angenommen ist, wird eine normale Pensionsbuchung vorgenommen. Die Buchung erscheint nun in deiner Buchungsliste und der Zeitraum wird reserviert.

Pensionsanfragen über das Web-Formular kannst du direkt aus dem Posteingang annehmen.

Zuerst musst du mit der Funktion Kontakt wählen einen Kontakt zuordnen. Die Tierverwaltung schlägt dir hier schon den bestehenden Kontakt vor, wenn du mit dem Kunden schon mal Kontakt hattest. Wenn der Kunde noch nicht in deinem Adressbuch ist, kannst du ihn neu anlegen.

Dann kannst du mit Beantworten die Anfrage annehmen.

Dir werden nun nochmals die Infos zur Anfrage angezeigt.

Du musst kannst nun die Tiere zuordnen oder Tiere neu anlegen. Für Tiere, die bereits in der Datenbank sind, schlägt dir die Tierverwaltung automatisch das passende Tier vor. Hierfür wird der Name, die Transponder-Nummer und der Eigentümer des Tiers verglichen.

Du kannst nun jedem Tier die geplante Unterkunft zuordnen. Hierbei wird dir angezeigt, welche Plätze in dem Zeitraum schon belegt sind.

Die Zuordnung kannst du jederzeit ändern. Sie dient dazu, dass du planen kannst, wie deine Tierpension belegt ist.

Du solltest nun festlegen, wie viel der Kunde für die Pension zahlen muss.

Du kannst die Anfrage dann annehmen. Dem Kunden wird hierbei eine Nachricht gesendet.

Gehe im Menü auf Buchungen und dann auf Neue Buchung.

Hier kannst du direkt den Kontakt und die Tiere auswählen.

Wenn du die Buchung anlegst, ist sie direkt als angenommene Buchung eingetragen und erscheint in der Liste der Buchungen.

Du kannst im Menü auf den Punkt Buchungen gehen, um alle angenommenen Anfragen zu sehen.

Du kannst den Kunden im Adressbuch öffnen. Dann siehst du die Pensionsbuchungen im Tab Vorgänge.

Die Pensionsanfragen sind Kommunikation vom Kunden an dich. Du findest sie, indem du den Kunden öffnest und dort in den Tab Kommunikation gehst.

Du kannst nur Buchungen stornieren, bei denen die Tiere noch nicht aufgenommen wurden.

Zum Stornieren wählst du die Buchung und dann klickst du oben rechts auf den Stornieren Button.

Der Kunde wird hierüber auf Wunsch auch nochmals per E-Mail informiert.

Bevor du startest, solltest du unter ADV einen Auftragsdatenverarbeitungsvertrag abschließen.

Wenn du die Software neu einrichtest, solltest du in der Administration folgende Daten hinterlegen:

• Deine Adresse und Telefonnummer unter Vereins-/Firmendaten. Sie werden auf Verträgen, E-Mails und Web-Formularen verwendet.
• Deine Unterkunft / deine Unterkünfte und deren Unterteilung unter Unterkünfte
• Für jeden Nutzer der Software legst du unter Nutzeraccounts einen Account an und gibst die Rechte für Pensionsbetrieb und Tierbetreuung.
• Die einzelnen Tierarten, die du bei dir aufnimmst unter Tierklassifizierungen.
• Deine Bankverbindung unter Zahlungen. Sie wird in Vorlagen verwendet.
• Deine Pensionspreise unter Preise
• Deinen Pensionsvertrag kannst du unter Dokumentvorlagen anlegen.
• Die E-Mails für die Pension solltest du auf deine Bedürfnisse anpassen, insbesondere mit Hinweisen zum Widerruf, Datenschutz und deinen AGB.
• Die Hol- und Bringzeiten solltest du hinterlegen.

Du kannst in der Administration unter Dokumentvorlagen für Pensionsbuchung eine Neue Vorlage anlegen.

Im Textbaustein-Editor kannst du nun deinen Vertrag eintragen

Für die zur Pension gegebenen Tiere legst du mit Hinzufügen → Wiederholender Bereich einen Abschnitt an, der sich für jedes Tier wiederholt.

Den restlichen Text trägst du jeweils mit den passenden Platzhaltern ein.

In die Fußzeile kannst du deine normalen Geschäftsdaten, wie Firmenname, Bankverbindung eintragen.

Tipp: Nutze den Platzhalter Buchungsnummer an einer schnell findbaren Stelle auf der ersten Seite. So kannst du den Vertrag beim Abheften gut sortieren findest ihn schnell in der Software wieder.

Die Formular-Einbindung funktioniert nur in Webseiten, in denen man "HTML"-Code eingeben kann. Der Anbieter deiner Webseite kann dir hier weiterhelfen, ob dies bei dir möglich ist.

Lege nun in der Administration unter Webseiten-Integration ein neues Pensionsformular an.

Du kannst hier Überschrift und Einleitungstext festlegen. Sie werden über dem Formular gezeigt. Hier kannst du allgemeine Hinweise eintragen oder auch über ein Widerrufsrecht aufklären.

Du solltest hier einen Text zum Akzeptieren der Bedingungen einfügen. Verlinke gegebenenfalls deine AGB / Datenschutzerklärung.

Nachdem du das Formular gespeichert hast, siehst du im Bereich Einbetten einen Code, den du auf die Webseite kopieren kannst. Dies ist ein HTML-Code, je nach Webseite kannst du ihn direkt einfügen oder musst hierfür in einen speziellen Arbeitsmodus wechseln oder einen speziellen HTML-Block anlegen,

Wenn du das Formular nicht einbinden kannst oder willst, kannst du darauf verlinken.

Erstelle es dazu so, wie in der vorherigen Frage beschrieben.

Unter Verlinken siehst du einen Link.

Diesen Link kannst du auf deiner Webseite verlinken, auf Facebook teilen, in E-Mails versenden u.s.w.

Du kannst beliebig viele weitere Felder zum Formular hinzufügen.

Hier kannst du zum Beispiel nach einer Haftpflichtversicherung oder besonderen Wünschen fragen.

Die Felder erscheinen immer im letzten Schritt des Formulars und sind optional (also keine Pflichtfelder).

Um die Felder an zu legen, gehst du in der Administration auf Felder. Dort kannst du unter Pensionsanfrage-Formular die Felder anlegen.

Tipp: Wenn du für die Pensionsbuchung auch ein Feld mit gleichem Namen und Typ anlegst, werden die Werte automatisch bei Annahme einer Buchung übernommen.