Anigu Tiersoftware Tutorial

Pensionsbuchungen erfassen

Tierpfleger

In dieser Anleitung wirst du lernen, wie du Buchungen für Pensionsaufenthalte in unserer Software für Tierpensionen erfolgreich durchführen kannst.

Die Zielgruppe dieser Anleitung sind Mitarbeiter, die für die Durchführung von Buchungen verantwortlich sind.

Du wirst Schritt für Schritt angeleitet, wie du mit den Buchungsanfragen umgehst, sie bestätigst, Zahlungen entgegennimmst und das Tier für den Check-In vorbereitest.

Konkret wirst du lernen:

  • Wie du Buchungsanfragen aus dem Online-Formular erhältst und darauf zugreifst.
  • Wie du die Verfügbarkeit überprüfst, um sicherzustellen, dass du die Buchungsanfrage annehmen kannst.
  • Wie du die Buchungsanfrage bestätigst und den Kunden darüber informierst.
  • Wie du dem Kunden die Zahlung anbieten kannst und wie du die Zahlung in unserem System erfasst.
  • Wie du den Check-In und Check-Out durchführst

Diese Anleitung gibt dir klare Anweisungen und praktische Tipps, damit du Buchungen effizient und korrekt abwickeln kannst. Egal, ob du bereits Erfahrung in der Tierpensionsbranche hast oder neu in diesem Bereich bist, diese Anleitung wird dir helfen, den Buchungsprozess in der Anigu Tierverwaltung reibungslos zu meistern und sicherzustellen, dass unsere Tierpension den besten Service für unsere Kunden bietet.

Der Buchungsprozess

Wenn du eine Pensionsbuchung über das Online-Formular oder auf anderem Wege erhältst, entscheidest du dich, ob du diese Buchung annehmen kannst.

Falls du ausreichend Kapazitäten hast, sendest du dem Kunden einen Vertrag zur Bestätigung zu. Der Kunde wird den Vertrag bestätigen und daraufhin gegebenenfalls die Anzahlung zahlen.

Am Check-In-Tag wird dir die Buchung automatisch auf der Check-In-Liste gezeigt.

Im Folgenden wirst du die einzelnen Schritte der Buchung im Detail kennenlernen und lernen, was du bei jedem Schritt beachten musst.

Ablauf der Pensionsbuchung

Buchung aufnehmen

Sowohl Bestandskunden als auch Neukunden haben die Möglichkeit, ihre Buchungsanfragen über unsere Online-Formulare einzureichen. Bestandskunden verwenden hierfür das spezielle Formular im Kundenportal, während Neukunden das öffentliche Online-Formular nutzen. Sobald eine Anfrage bei uns eingeht, werden alle Benutzer benachrichtigt, die diese Benachrichtigungsfunktion aktiviert haben.

Die Buchungsanfrage wird im Posteingang angezeigt und verbleibt dort, bis sie beantwortet wurde. Bei Anfragen von Neukunden musst du die Anfrage einem Kontakt in unserem Adressbuch zuordnen. Falls der Kontakt noch nicht existiert, kannst du einen neuen Kontakt erstellen. Bei Buchungsanfragen von Bestandskunden erfolgt die Zuordnung automatisch.

Durch diesen Prozess stellen wir sicher, dass alle eingehenden Anfragen sichtbar sind und keine Buchungsanfragen übersehen werden.

Tipp

Für Buchungsanfragen per Telefon oder E-Mail, die außerhalb der Anigu Tierverwaltung eingehen, kannst du die Funktion „Neue Buchung“ verwenden, um sie dennoch in der Software zu erfassen. Du findest diese Funktion durch Klick auf das +-Symbol oben rechts. Der Prozess ähnelt dem der Annahme von Online-Buchungen, erfordert jedoch die manuelle Eingabe der Buchungsdetails.

Prüfung der Verfügbarkeit

Um den Buchungsprozess zu starten, kannst du einfach auf "Annehmen" klicken. Dadurch gelangst du zur Detailansicht der Anfrage, wo du alle relevanten Daten überprüfen kannst. Sollten dabei Rückfragen auftauchen, kannst du diese direkt per E-Mail oder Telefon mit dem Kunden klären und gegebenenfalls die Buchungsdaten entsprechend anpassen.

Für Tiere, die noch nie in unserer Tierpension waren, musst du zunächst neue Einträge anlegen. Die bereits bestehenden Tiere können den entsprechenden Buchungen zugeordnet werden.

Tipp

Tiere, bei denen ein Probetag durchgeführt wurde oder die bereits in Pension waren, sind immer schon im System und werden automatisch zugeordnet.

Bei der Zuweisung der Unterkunft für jedes Tier kannst du die Auslastung und Belegung der verfügbaren Unterkünfte einsehen. Sollte die aktuelle Verfügbarkeit nicht ausreichen oder andere Buchungen verschoben werden müssen, um Platz zu schaffen, kannst du die Unterkunft in deinem Browser in einem zweiten Tab öffnen und dort die erforderlichen Änderungen vornehmen.

Festlegung von Zahlungsbedingungen und -fristen

Um die Pensionsgebühr festzulegen, erhältst du Vorschläge basierend auf der hinterlegten Gebührenstaffel. Du kannst den Grundpreis wählen und bei Bedarf Extras einzeln aktivieren. Die Software bietet dir eine Auswahl an vordefinierten Gebühren, die du entsprechend anpassen kannst.

Es kann vorkommen, dass es Sondergebühren gibt, die nicht in den Stammdaten enthalten sind. In solchen Fällen empfiehlt es sich, zunächst die passendste Standard-Gebühr auszuwählen und dann die Option "individuelle Gebühr" zu aktivieren. Dadurch hast du die Möglichkeit, die Gebühr individuell zu ändern und an die spezifischen Anforderungen anzupassen.

Bei der Festlegung der Pensionsgebühr in der Anigu Tierverwaltung wird automatisch die Anzahlung und die Zahlungsfrist berechnet. Du hast die Möglichkeit, sowohl die Zahlungsfrist als auch die Anzahlung manuell festzulegen.

Die Stornierungsfristen und -gebühren werden automatisch berechnet, basierend auf den festgelegten Richtlinien. Du hast jedoch die Möglichkeit, diese Fristen und Gebühren anzupassen, falls erforderlich. Jegliche Anpassungen werden in den Vertrag übernommen und von der Software bei der späteren Berechnung berücksichtigt.

Die Gewährung der Widerrufsfrist ist standardmäßig vorausgewählt, basierend auf den globalen Einstellungen oder den individuellen Kundenwünschen.

Absenden der Buchung

Du hast nun die Möglichkeit, einen Vertrag zu erstellen. Es wird empfohlen, diese Option in der Regel zu wählen. Durch den Vertrag werden die vereinbarten Bedingungen und Details der Buchung festgehalten.

Zusätzlich dazu kannst du auswählen, dass der Nutzer die Buchung per E-Mail bestätigt. Dadurch erhält der Nutzer eine E-Mail, in der er die Buchungsinformationen einsehen und dem Vertrag zustimmen kann. Dies schafft eine klare Kommunikation und Transparenz bei der Buchungsdurchführung.

Du kannst das Formular nun absenden.

Bestätigung durch den Kunden

Rechtlich gesehen erhält der Kunde mit der E-Mail lediglich ein Angebot zur Buchung. In der E-Mail ist ein Link enthalten, über den der Kunde der Buchung zustimmen kann. Solange diese Zustimmung noch nicht erfolgt ist, wird die Buchung in der Software als "unbestätigt" angezeigt.

Ab dem Zeitpunkt der Zustimmung startet je nach Angaben in der Buchung eine Widerrufsfrist von 14 Tagen. Das Datum wird automatisch berechnet und angezeigt. Während dieser Frist kann der Kunde seine Entscheidung über die Buchung noch einmal überdenken und gegebenenfalls vom Vertrag zurücktreten.

Tipp

Bitte beachte, dass wir einen Widerruf intern wie eine Stornierung behandeln, jedoch die Stornierungsgebühren auf 0€ setzen. Das bedeutet, dass im Falle eines Widerrufs seitens des Kunden keine zusätzlichen Kosten oder Gebühren anfallen.

Falls der Kunde dem Vertrag nicht zustimmt, wirst du als Nutzer benachrichtigt und kannst entsprechend reagieren, beispielsweise den Kunden kontaktieren oder alternative Optionen besprechen. Im Falle einer Zustimmung läuft der weitere Prozess automatisch ab und die Buchung wird entsprechend bestätigt und in den entsprechenden Status überführt.

Zahlungsabwicklung

Je nach Vereinbarung einer Anzahlung sind ein oder zwei Zahlungen vom Kunden zu leisten. Die genauen Zahlungsfristen und -möglichkeiten wurden dem Kunden sowohl in der E-Mail als auch im Vertrag mitgeteilt. Diese Informationen umfassen die erforderlichen Beträge, die Fälligkeitsdaten sowie die akzeptierten Zahlungsmethoden.

Es ist wichtig sicherzustellen, dass der Kunde über die Zahlungsmodalitäten informiert ist und die erforderlichen Zahlungen rechtzeitig und entsprechend den vereinbarten Bedingungen leistet.

Um den Zahlungseingang zu überprüfen, empfehlen wir dir regelmäßig deinen Bankeingang zu prüfen. Sobald eine Zahlung von einem Kunden eingegangen ist, markiere die entsprechende Buchung als "Bezahlt" in der Software. Dadurch behältst du den Überblick über den Status der Zahlungen und kannst sicherstellen, dass alle offenen Buchungen ordnungsgemäß abgewickelt werden.

Um einen schnellen Überblick über fällige Zahlungen zu erhalten, kannst du die Funktion "Offene Posten" in den Werkzeugen nutzen. Dort kannst du einsehen, welche Zahlungen zum aktuellen Zeitpunkt fällig sind und noch nicht geleistet wurden. Diese Funktion unterstützt dich dabei, den Zahlungsstatus im Blick zu behalten und gegebenenfalls erforderliche Maßnahmen zu ergreifen, um ausstehende Zahlungen einzufordern.

Ausblick

Wir planen, in Zukunft Zahlungsdienstleister zu integrieren. Dadurch wird es Kunden ermöglicht, den fälligen Betrag für ihre Buchungen direkt online zu bezahlen. Dies bringt eine bequeme und nahtlose Zahlungserfahrung mit sich. Sobald die Zahlung erfolgt ist, wird sie automatisch in der Software verbucht und du hast sofort eine klare Übersicht über den Zahlungsstatus. Diese geplante Integration wird den Buchungs- und Zahlungsprozess noch effizienter und benutzerfreundlicher machen.

Check-In

Am Anreisetag wird das Tier auf der Check-In-Liste angezeigt. Der Check-In-Prozess kann dort gestartet werden.

Beim Check-In ist es wichtig, nochmals mit dem Halter des Tieres die Fütterungszeiten, besondere Bedürfnisse oder sonstige Anweisungen zu besprechen. Diese Informationen sollten in die Stammdaten des Tieres eingetragen werden, um sicherzustellen, dass es während seines Aufenthalts entsprechend versorgt wird.

Sofern der Vertrag nicht bereits online unterzeichnet wurde, wird er nun zur Unterschrift vorgeschlagen. Dies ermöglicht eine rechtssichere Dokumentation der Vereinbarungen und schafft Transparenz für alle Beteiligten.

Sollte der Halter während des Check-Ins einfache Änderungen an der gebuchten Pension wünschen, beispielsweise eine Zusatzleistung, kannst du den Pensionsbetrag direkt anpassen.

Tipp

Für komplexere Änderungen ist es ratsam, die Buchung vor dem Check-In zu bearbeiten und einen neuen Vertrag zu generieren.

Falls der Halter eine Zahlung vor Ort leisten möchte, kann diese direkt verbucht werden. Dadurch wird eine reibungslose Abwicklung der Bezahlung gewährleistet.

Die Unterkunft für das Tier ist in der Regel bereits vorausgewählt, kann jedoch bei Bedarf noch einmal geändert werden.

Sobald alle erforderlichen Schritte erledigt sind, kann der Check-In durch einen Klick auf den "Check-In"-Button bestätigt werden. Dadurch wird das Tier als aufgenommen gekennzeichnet und der Aufenthalt kann beginnen.

Aufenthalt

Während des Aufenthalts des Tieres werden alle relevanten Informationen und Aktionen in Bezug auf die Unterkunft in der Anigu Tierverwaltung dargestellt. Sowohl in der Liste der Tiere als auch im Grundriss, sowohl am PC als auch auf dem Terminal, kannst du den aktuellen Aufenthaltsstatus des Tieres einsehen.

Für Hunde besteht mit der Funktion "Auslaufgruppen" die Möglichkeit, im Grundriss die Gruppen von verträglichen Hunden mit gleicher Farbe zu markieren. Dadurch wird dargestellt, dass diese Hunde gemeinsam in den Auslauf gehen dürfen.

Im Grundriss hast du zudem die Möglichkeit, ein Tier per Drag-and-Drop in ein anderes Zimmer zu verschieben. Nutze dies, wenn es Änderungen in der Zimmerbelegung gibt.

Sollte es während des Aufenthalts zu Vorfällen kommen oder das Tier medizinische Betreuung benötigen, ist es wichtig, dies in der medizinischen Akte des Tieres zu vermerken. Dort können auch Tierarztkosten und Rechnungen erfasst werden. Für eventuell anfallende Zusatzkosten, wie beispielsweise ausgelegte Tierarztkosten, empfiehlt es sich, diese als Zusatzposten zur laufenden Buchung hinzuzufügen. Dadurch wird gewährleistet, dass diese Kosten beim Check-Out angezeigt und berücksichtigt werden.

Check-Out

Der Check-Out erfolgt analog zum Check-In-Prozess.

Beim Check-Out wird der offene Pensionsbetrag angezeigt, den der Halter des Tieres noch zu begleichen hat. Du hast die Möglichkeit, die Zahlung für den Pensionsaufenthalt zu erfassen und zu verarbeiten.

Sobald der Check-Out bestätigt wird, wird das Tier offiziell aus der Tierpension entlassen und ist nicht mehr aufgenommen.