Anigu Tiersoftware Tutorial
Dokumente unterzeichnen
Erfahre hier, wie Kunden unkompliziert Verträgen und Dokumenten zustimmen können.
Die Zielgruppe dieser Anleitung sind Mitarbeiter von Tierpensionen oder Tierheimen, die Verträge mit Kunden abschließen.
Die Tierverwaltung ermöglicht eine vielseitige Nutzung durch Unterstützung von drei verschiedenen Modi für die Zustimmung zu Dokumenten:
- Die klassische Unterzeichnung auf Papier
- Die moderne digitale Unterzeichnung auf einem Tablet
- Die bequeme Online-Zustimmung per E-Mail.
Du hast jeweils die Flexibilität, den bevorzugten Modus je nach Situation und Kundenpräferenz zu wählen.
Die Unterschrift hat die Auswirkung, dass das Dokument offiziell als unterschrieben gekennzeichnet wird, und bei Buchungen erfolgt automatisch die Markierung als angenommen.
Voraussetzung
Das Dokument muss mit dem Platzhalter 'Unterschrift' erstellt worden sein, um unterschrieben werden zu können.
Du erkennst Dokumente, die unterzeichnet werden können daran, dass der Button "Unterschreiben" erscheint.
Die Unterschrift kann nur von der Person erfolgen, für die das Dokument ursprünglich erstellt wurde. Bei Änderungen im Kontakt (wie eine andere Person oder E-Mail-Adresse) ist es erforderlich, ein neues Dokument zu erstellen und dieses neue Dokument zu unterzeichnen.
Auf Papier
Für eine Papierunterschrift drucke das Dokument aus, lasse es vom Kunden unterschreiben und bewahre die unterschriebene Version sicher auf.
In der Software kannst du dann das Dokument als unterschrieben markieren, indem du den Vorgang öffnest, dort beim Dokument auf den entsprechenden Button klickst und die Option "Als unterschrieben markieren" auswählst. Das Dokument wird dann mit der Markierung versehen. Auf Wunsch kannst du einen Scan des unterschriebenen Dokuments hochladen.
Tipp
Die Unterschrift auf Papier ist ein klarer Beweis dafür, dass jemand etwas akzeptiert oder vereinbart hat, und kann leicht als Nachweis vor Gericht verwendet werden.
Auf einem Tablet
Tablet-Unterschriften sind besonders praktisch für spontane Pensionsbuchungen, Tiervermittlungen und Fundtierabgaben vor Ort. Hierbei unterschreibt dein Kunde das Dokument digital auf deinem Tablet.
Du musst hierzu ein Tablet mit der Terminal-App einrichten und die Möglichkeit zur Unterschrift für das Terminal aktivieren.
Um ein Dokument auf dem Tablet zu unterschreiben, wählst du es aus am PC / Smartphone und sendest es an das Terminal, indem du auf "Unterschreiben" gehst und dann das Terminal im Dropdown-Menü wählst. Auf dem Tablet öffnet sich dann das Dokument automatisch. Der Kunde liest es durch und kann es anschließend allein oder gemeinsam mit dir (je nach Dokumentvorlage) unterschreiben.
Die unterschriebene Version des Dokuments wird automatisch abgelegt.
Hinweis
Nach der Unterzeichnung sollte das Dokument per E-Mail an den Kunden gesendet oder ausgedruckt werden – beide Optionen werden nach dem Vorgang vorgeschlagen.
Tipp
Digitale Unterschriften sind zwar nicht so nachweisstark wie physische auf Papier, werden jedoch in der Regel vor Gericht anerkannt. Anigu tritt gerne als Zeuge auf und zeigt den Zustimmungsprozess auf.
Zustimmung per E-Mail
Diese Art der Zustimmung ist ideal für Verträge im Buchungsbereich, wie Pensionsbuchungen und Tagesstätten-Anmeldungen. Dem Kunden wird hierbei eine E-Mail mit dem Dokument gesendet und er kann dem Dokument dann online zustimmen.
Die Funktion muss in der "Administration" → "Meine Firma" unter "Kunden" aktiviert sein. Hier findest du auch die E-Mails, die für die Vertragszustimmung und nach dem Vertragsabschluss an den Kunden versandt werden. Du kannst sie deinem Sprachgebrauch anpassen und mit individuellen Informationen versehen.
Bei Anlage von Pensionsbuchungen oder Anmeldungen zur Tagesstätte wird dem Kunden die Aufforderung zur Zustimmung automatisch zugesandt.
Die Online-Zustimmung kannst du auch für jedes Dokument manuell anfordern, indem du das Dokument wählst und dann nach Auswahl von "Unterschreiben" die Online-Unterschrift startest. Hierbei kannst du dem Kunden eine individuelle Nachricht mitteilen. Dies ist vor allem praktisch, wenn du den Vertrag nachträglich ändern musstest.
Du erhältst automatisch eine Benachrichtigung, wenn der Kunde unterschrieben hat oder die Unterschrift vergessen wurde.
Hinweis
Bei dieser Methode des Vertragsabschlusses handelt es sich in der Regel um einen Fernabsatzvertrag. Hierbei kann ein Widerrufsrecht für den Kunden bestehen. Du musst dann den Kunden über sein Widerrufsrecht zu informieren.
Tipp
Digitale Unterschriften sind zwar nicht so nachweisstark wie physische auf Papier, werden jedoch in der Regel vor Gericht anerkannt. Anigu tritt gerne als Zeuge auf und zeigt den Zustimmungsprozess auf.
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