Anigu Tiersoftware Tutorial
Dokumentvorlagen erstellen
- Vorlagen anlegen
- Vorlagen an den Vorgang anpassen
- Dokumente zum Unterschreiben vorbereiten
- Dokumente anlegen
- Tiersteckbriefe exportieren
Diese Anleitung richtet sich an Administratoren, die die Dokumenterstellung in der Tierverwaltung einrichten.
Die Tierverwaltung erlaubt es dir, für Vorgänge automatisch PDF-Dokumente zu generieren oder hochzuladen.
Die Dokumente werden beim entsprechenden Vorgang dauerhaft gespeichert.
Vorlagen anlegen
Um Dokumente generieren zu können, muss ein Administrator die passenden Vorlagen anlegen.
In der "Administration" hast du die Möglichkeit, für die verschiedenen Vorgänge entsprechende Vorlagen zu hinterlegen. Du findest sie in der dem Vorgang entsprechenden Rubrik.
Folgende Tabelle gibt dir einen Überblick über die Verträge und Dokumente, die für deine Firma/ deinen Verein wichtig sind:
Starte hier jeweils mit den von uns vorgegebenen Vertragsvorlagen, indem du auf den Button "Neue Vorlage" klickst. Du kannst die Vorlage jetzt mit deinen eigenen Klauseln, deinem Logo oder anderen wichtigen Informationen individualisieren.
Vorlagen an den Vorgang anpassen
In Vorlagen kannst du durch bedingte Blöcke steuern, dass einzelne Abschnitte nur für bestimmte Tierarten oder bei bestimmten Eigenschaften des Vorgangs angezeigt werden. Übliche Szenarien hierzu sind:
Anpassung der AGB / Datenschutzklauseln
Die voreingestellten Vorlagen enthalten einen Block für die AGB und die Datenschutzklauseln. Diese kannst du an deine Anforderungen anpassen.
Dadurch, dass die AGB und Datenschutzklauseln in jedem Dokument neu enthalten sind, musst du nicht nachverfolgen, welcher deiner Kunden hier bereits zugestimmt hat: Mit jeder Unterschrift wird der Kunde erneut informiert und erhält die AGB und Datenschutzhinweise automatisch mit jedem Dokument.
Klauseln für einzelne Tierarten
Du kannst hier einen bedingten Bereich anlegen, der nur für diese Tierart angezeigt wird. Der Bereich wird angezeigt, sobald mindestens eins der Tiere dieser Tierart im Vorgang enthalten ist.
Filtere hier nach Tierart, wenn es sich nur um einzelne Tierarten handelt (z.B. nur für Hamster). Filtere nach Tierkategorie, falls die Klausel bei allen Tieren der Kategorie angezeigt werden soll (z.B. für alle Kleintiere).
Klauseln für einzelne Tiere im Vorgang
In Vorgängen können in der Regel mehrere Tiere enthalten sein. Wenn du in Klauseln einzelne Tiere referenzieren möchtest, so kannst du einen Bereich machen, der sich für alle Tiere im Vorgang wiederholt. Nur innerhalb des Bereichs kannst du die Eigenschaften dieses einen Tieres nutzen, zum Beispiel, ob es sich um ein Fundtier handelt oder ob das Tier einen Transponder hat.
Dokumente zum Unterschreiben vorbereiten
Die Tierverwaltung unterstützt dich beim Unterschreiben der Dokumente.
Hierzu muss in dem Dokument ein Unterschrift-Block verwendet werden. Die Tierverwaltung erkennt dann automatisch, dass eine Unterschrift möglich ist.
Je nach Freigabe in der Administration sind dann mehrere Formen der Unterschrift/Zustimmung durch den Kunden möglich. Für jedes Dokument kann die Form der Unterschrift einzeln gewählt werden, je nachdem, ob der Vertrag online oder vor Ort geschlossen werden soll.
Erfassung einer Papierunterschrift
Das Dokument kann gedruckt werden und in der Tierverwaltung als vom Kunden unterschrieben markiert werden. Das unterzeichnete Original sollte dann aufbewahrt werden.
Digitale Unterschrift auf dem Tablet
Das Dokument wird vom Kunden auf einem Tablet geprüft und dann unterzeichnet. Hierzu muss das Tablet in der Administration als Terminal hinterlegt sein und die Unterschrift auf dem Tablet aktiviert werden.
Digitale Zustimmung per E-Mail
Der Kunde erhält eine E-Mail mit einem Link um dem Dokument zuzustimmen. Die Funktion Online Vertragszustimmung muss in der "Administration" unter "Meine Firma" → " Kunden" aktiviert werden.
Dokumente anlegen
Nachdem die Dokumentvorlage hinterlegt wurde, können Dokumente zum passenden Vorgang generiert werden. Du wirst hierbei darauf hingewiesen, welche Dokumente jeweils noch fehlen oder unterschrieben werden müssen.
Hinweis
Dokumente zu einem Vorgang können nicht gelöscht werden. Sie können als ungültig markiert werden, um Fehlanlagen als solche zu kennzeichnen.
Tiersteckbriefe exportieren
Um Steckbriefe zu erstellen, benötigst du eine passende Vorlage für Tiere oder Tierlisten. Diese Vorlagen kannst du in der "Administration" unter "Meine Tiere" in den "Tierdaten" erstellen und hinterlegen.
Du kannst Tiersteckbriefe für einzelne Tiere exportieren, indem du bei diesem Tier unter Veröffentlichen das Dokument
erstellst. Eine Liste aller Tiere als Steckbrief kannst du im Menüpunkt "Alle Tiere" exportieren.
Mehr passende Infos
Weiterführende Tutorials
Erfahre hier, wie Kunden unkompliziert Verträgen und Dokumenten zustimmen können.
In diesem Tutorial wird erklärt, welche Arten von Anfragen im Posteingang eingehen und wie man diese effizient bearbeitet.
Während der Arbeit mit den Tieren wirst du oft Zugriff auf die Daten der einzelnen Tiere benötigen.