Anigu Tiersoftware Tutorial
Der Posteingang
- Der Posteingang auf einen Blick
- Funktionen des Posteingangs
- Umgang mit Pensionsanfragen
- Umgang mit Interessentenanfragen
In diesem Tutorial wird erklärt, welche Arten von Anfragen im Posteingang eingehen und wie man diese effizient bearbeitet.
Der Posteingang deines Anigu Tierverwaltungs-Accounts ist ein praktisches Tool, mit dem du verschiedene Anfragen deiner Kunden für deine Tierpension oder -tagesstätte empfangen, bearbeiten und beantworten kannst. Als Betreiber eines Tierheims oder Tierschutzvereins ist er ein wichtiges Kommunikationsmittel zwischen dir und deinen potenziellen Adoptanten.
Der Posteingang auf einen Blick
Der Posteingang ist ein zentrales Tool für die Kommunikation mit deinen Kunden. Aktuell kommen im Posteingang drei verschiedene Arten von Anfragen an:
- Buchungsanfragen für die Tierpension
- Interessentenanfragen für die Vermittlungstiere über das Online-Formular
- Allgemeine Anfragen über das Kundenportal
Ausblick
Mit der Erweiterung um verschiedene Funktionen in deiner Anigu Tierverwaltung werden noch weitere Anfragen hinzukommen. Wir halten dich auf dem Laufenden!
Du findest deinen Posteingang im Menü auf der linken Seite deines Anigu-Accounts. Ein kleines Quadrat mit einer Zahl daneben zeigt dir an, wie viele unbeantwortete Nachrichten sich in deinem Posteingang befinden. Obwohl die Beantwortung der Anfragen von der Art der Anfrage abhängt, ist der Ablauf der anderen Funktionen immer gleich. Welche Funktionen das sind und wie sie genutzt werden, sehen wir uns jetzt an.
Funktionen des Posteingangs
Den Kontakt verknüpfen:
Durch den Button „Kontakt wählen“ kann dem Absender ein Kontakt zugewiesen werden oder, falls dieser noch nicht in deinem Adressbuch vorhanden ist, ein neuer Kontakt erstellt werden.
Erkennt die Software, dass die Angaben von der anfragenden Person mit einem Eintrag in deinem Adressbuch übereinstimmen, wird dieser Kontakt als Verknüpfung vorgeschlagen.
Anfragen, die über das Kundenportal versendet werden, werden direkt dem richtigen Kunden zugeordnet.
Interne Notizen
Mit der Funktion „Interne Notizen“ kannst du eine Anfrage einem bestimmten Mitarbeiter zuweisen. Zusätzlich kannst du eine Notiz hinzufügen, zum Beispiel wenn die anfragende Person vor der finalen Buchung noch einmal persönlich kontaktiert werden soll.
Ignorieren
Falls Spam in deinen Posteingang gelangt, kannst du die Nachricht einfach ignorieren.
Gesendete, ignorierte und erledigte E-Mails
Alle gesendeten E-Mails kannst du im Posteingang unter „Gesendet“ einsehen. Daneben findest du auch die ignorierten und erledigten E-Mails.
Umgang mit Pensionsanfragen
Deine Kunden können online einen Pensionsaufenthalt bei dir anfragen, indem sie das Buchungsformular auf deiner Webseite nutzen. Den Link zum Formular findest du unter „Administration“ → „Meine Online-Präsenz“ → „Buchungsanfrage“. Hier kannst du auch alle Einstellungen zum Buchungsformular verwalten und Zusatzfragen hinzufügen.
Alternativ können deine Kunden über das Kundenportal einen Pensionsaufenthalt anfragen. Unabhängig vom Anfragemodus erscheint die Buchungsanfrage immer in deinem Posteingang.
Du siehst auf den ersten Blick die wichtigsten Informationen zur Pensionsanfrage.
- Zeitraum des Aufenthalts
- Name des Anfragenden
- Tierinformationen
Anfrage beantworten
Nachdem du den Kontakt zugewiesen und die Anfrage gelesen hast, kannst du überprüfen, ob das Tier aufgenommen werden kann:
- Öffne die geplante Unterbringung und wähle die gewünschte Unterkunft.
- Überprüfe die Auslastung im gewünschten Zeitraum.
- Wenn Platz vorhanden ist, passe die Gebühr an und trage zusätzliche Informationen ein (z.B. Notfallkontakt, Futterwünsche, Pensionstierbringer).
Ist alles korrekt eingetragen, kannst du den Pensionsvertrag generieren und per E-Mail an den Kunden senden, indem du auf „Annehmen“ klickst. Der Kunde erhält eine E-Mail mit der Bestätigung und wird aufgefordert, dem Betreuungsvertrag online zuzustimmen.
Falls das Tier nicht aufgenommen werden kann, klicke rechts oben auf „Ablehnen“. Eine E-Mail mit der Nachricht „Ihre Pensionsanfrage wurde abgelehnt“ wird an den Besitzer geschickt.
Tipp
Du kannst deine E-Mail-Vorlagen für Pensionsbuchungen anpassen. Die Vorlagen für die Buchungsanfrage und die Ablehnungs-E-Mail findest du unter „Administration“ → „Meine Online-Präsenz“ → „Buchungsanfrage“. Die Buchungsbestätigungs-E-Mail findest du unter „Administration“ → „Pension“ → "Buchungen" .
In unserem Tutorial „Dokumentvorlagen erstellen“ lernst du, wie du Dokumente und E-Mail-Vorlagen individualisieren kannst.
Umgang mit Interessentenanfragen
Für die Vermittlung von Tieren stellt dir die Anigu Tierverwaltung ein Online- Interessentenformular zur Verfügung. Dieses Formular kannst du auf deiner Webseite verlinken.
Alle Einstellungen für das Interessentenformular sowie die Möglichkeit, Zusatzfragen hinzuzufügen, findest du unter „Administration“ → „Meine Online-Präsenz“ → „Interessentenanfrage“.
Wenn ein Interessent das Formular online ausfüllt, erhältst du eine E-Mail mit der ausgefüllten Selbstauskunft als Anhang. Nach der Zuweisung des Kontakts wird die Selbstauskunft im entsprechenden Adressbucheintrag unter dem Reiter „Vermittlung“ abgelegt.
Durch den Button „Antworten“ gelangst du zu dieser Ansicht. Hier wählst du das Tier aus, für welches sich der Interessent bewirbt.
Die E-Mail wird entsprechend dem ausgewählten Status generiert. Diese E-Mail-Vorlage findest du ebenfalls unter „Administration“ → „Meine Online-Präsenz“ → „Interessentenanfrage“.
Hier kannst du auch die automatische Antwort-E-Mail, die der Interessent nach dem Absenden der Anfrage erhält, anpassen.
Je nach gewähltem Status beim Beantworten der Interessentenanfrage, wird dieser auch im Reiter „Vermittlung“ in der Tierakte entsprechend aktualisiert.
Wenn du mehr über die Verwaltung von Adoptionen in der Anigu Tierverwaltung erfahren möchtest, hilft dir unser Tutorial „Adoptionen“ weiter.
Wir hoffen, dieses Tutorial hat dir einen Überblick über den Umgang mit den im Posteingang eintreffenden Mails gegeben und du weißt nun, wie du mit den Anfragen verfahren kannst. Solltest du dennoch Fragen haben, zögere nicht, unseren Support zu kontaktieren.
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