Herzlichen Glückwunsch zum Erwerb der Anigu Tierverwaltung! Mit dieser leistungsstarken Software wird dir ermöglicht, deine Tierpension effizient zu verwalten und den Bedürfnissen deiner tierischen Gäste und deren Besitzer optimal gerecht zu werden. In diesem Tutorium werden wir gemeinsam die Schritte durchgehen, die unternommen werden müssen, um die Software erfolgreich zu nutzen.

Stammdaten hinterlegen

Bevor Kunden und Tiere in der Software erfasst werden können, müssen erst die Stammdaten angepasst werden. Wir haben schon viele Dinge anhand deiner Angaben voreingestellt. Im Folgenden wirst du diese Werte prüfen und anpassen.

Tierarten festlegen

Unter "Administration" → "Meine Tiere" → "Tierdaten" findest du die Tier-Klassifikationen. Dort kannst du die in deiner Pension aufgenommenen Tierarten hinterlegen. Kunden sehen diese dann zum Beispiel beim Anfragen einer neuen Buchung.

Unterkunft anlegen

Im Menüpunkt "Organisation" findest du die "Unterkünfte". Um deine Unterkünfte zu erfassen, klickst du auf den "Erstellen"- Button.

Bei kleinen Pensionen legst du nur einen "Standort" an. Bei Pensionen mit mehreren Standorten legst du entsprechend mehrere Unterkünfte vom Typ "Standort" an.

Für große Pensionen oder große Standorte legst du mehrere Unterkünfte vom Typ "Gebäude" an, entsprechend deiner internen Organisation.

Für jede Unterkunft lädst du einen Grundriss hoch. Danach können die einzelnen Zimmer angelegt und direkt auf dem Grundriss markiert werden.

Nutzerzugänge anlegen

Für dich wurde bereits während der Registrierung ein Administrator-Zugang angelegt. In der "Administration" → "Mein Anigu Zugang" → "Nutzeraccounts" hast du die Möglichkeit, weitere Administrator-Zugänge zu erstellen, falls weitere Personen, wie beispielsweise Miteigentümer der Pension, Zugriff auf die Administration erhalten sollen.

Wenn du möchtest, dass einzelne Mitarbeiter über ihre Smartphones auf die Software zugreifen können oder du individuelle Accounts für das Terminal benötigst, musst du für jeden Mitarbeiter dort einen eigenen Account anlegen. Hierbei wird für jeden Mitarbeiter eine separate E-Mail-Adresse verwendet.

Zugang an der Rezeption

An der Rezeption besteht die Möglichkeit, dass die Mitarbeiter ihre jeweiligen individuellen Accounts verwenden. Dadurch sind alle vorgenommenen Änderungen in der Historie klar dem Nutzer zugeordnet.

Falls aus Zeitgründen und weil der PC von verschiedenen Mitarbeitern genutzt wird, ein Wechsel zwischen den Accounts unpraktisch ist, kannst du auch einen separaten Account für die Rezeption anlegen. Hierbei kannst du beispielsweise als Namen des Accounts den Namen der Pension verwenden und als E-Mail-Adresse info@meine-tierpension.de angeben.

Terminal-Zugriff am Tablet

Für die Futterküche oder den Check-In empfehlen wir die Verwendung eines Tablets. Auf diesem Tablet kannst du die Terminal-App nutzen.

Um dies zu ermöglichen, musst du zunächst am PC in der "Administration" → "Mein Anigu Zugang" unter "Terminals" für jedes Tablet ein Terminal anlegen. Stelle sicher, dass für jedes Tablet mindestens die Funktionen Check-In, Check-Out und das Unterschreiben von Dokumenten erlaubt sind.

Anschließend startest du am PC den Registrierungsvorgang und folgst den Schritten, um die Tablets zu registrieren.

Abläufe festlegen

In diesem Schritt wirst du die Preise für deine Dienstleistungen festlegen und die Vertrags- und E-Mail-Vorlagen an deine individuellen Anforderungen anpassen.

Preise hinterlegen

Gehe zur "Administration" → "Meine Firma" und wähle "Zahlungskategorien" aus. Hier kannst du die Zahlungskategorien hinterlegen. Es wird empfohlen, zwischen Pensionsgebühren und Stornierungsgebühren zu unterscheiden. Zusätzlich kannst du auch Tierarztgebühren aufnehmen. Überprüfe dabei den Umsatzsteuersatz.

Falls du unterschiedliche Umsatzsteuersätze hast, zum Beispiel aufgrund von Kunden aus dem Ausland, lege für jeden Steuersatz separate Kategorien an.

Lege nun die Pensionspreise fest. Diese findest du in der "Administration" → "Pension" bei den "Preisen". Erstelle für jede Grundgebühr, wie z.B. große Hunde, kleine Hunde, Katzen usw., einen neuen Eintrag und gib den entsprechenden Preis an. Stelle sicher, dass du angibst, für welche Tierarten der Preis gilt, damit er automatisch korrekt vorgeschlagen wird.

Du kannst auch zusätzliche Extras wie Luxuszimmer oder Medikamentengaben eintragen und diese später bei der Buchung hinzufügen. Für einmalige Zusatzleistungen wie beispielsweise eine Wäsche am Ende des Aufenthalts trägst du den Preis nur für den ersten Tag ein und setzt die Folgetage auf 0€. Dadurch wird diese Leistung nur als Einzelposten auf der Rechnung angezeigt.

Du kannst die Stornostaffelung festlegen, indem du die Stornierungsgebühren für verschiedene Zeiträume vor dem Buchungsbeginn festlegst.

Außerdem solltest du die Einstellungen zum Widerrufsrecht überprüfen. Dies umfasst die Angabe der Widerrufsfrist und die notwendigen Informationen, die du deinen Kunden zur Verfügung stellen musst. Stelle sicher, dass diese Einstellungen den geltenden gesetzlichen Bestimmungen entsprechen.

Vertragsvorlage anpassen

In der Anigu Tierverwaltung wird automatisch für jede Buchung ein neuer Vertrag generiert, auch für Stammkunden. Da der Vertrag elektronisch erzeugt und normalerweise nicht ausgedruckt wird, entfällt auch die Notwendigkeit, Papierstapel mit physischen Verträgen zu verwalten.

Es ist bereits eine Vorlage für den Pensionsvertrag hinterlegt. Die Klauseln in dieser Vorlage dienen lediglich als Beispiele und müssen durch deine eigenen Pensionsklauseln ersetzt werden. Füge hier alle relevanten Klauseln aus deinen Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) ein, sodass keine separate Zustimmung zu den AGB erforderlich ist. Du kannst auch Hinweise zum Datenschutz in die Vertragsvorlage aufnehmen.

Achte darauf, gegebenenfalls auf ein bestehendes Widerrufsrecht hinzuweisen und die entsprechende Widerrufsbelehrung einzufügen. Falls das Widerrufsrecht nur für bestimmte Buchungen gilt, kannst du die Widerrufsbelehrung als bedingten Vertragsblock einfügen.

Buchungsformular einrichten

Für die Buchungsanfragen deiner Kunden bietet die Anigu Tierverwaltung ein praktisches Onlineformular an. Du kannst die Texte vor dem Formular sowie die zu akzeptierenden Bedingungen individuell festlegen. Alle Einstellungen für das Buchungsformular findest du in der "Administration" → "Meine Online-Präsenz" unter "Buchungsanfrage". Es ist wichtig, dass du auf deine Datenschutzerklärung verlinkst, um den Kunden Transparenz bezüglich der Datenerhebung und -verarbeitung zu bieten.

E-Mail-Vorlagen anpassen

Nun passt du die E-Mail-Vorlagen an und sorgst dafür, dass sie optimal zu deiner Tierpension passen. Besonders wichtig sind dabei die Vorlagen zur Buchungsbestätigung und die Buchungsankündigung, die einen Tag vor dem Buchungsbeginn an den Kunden gesendet wird. Stelle sicher, dass alle relevanten Informationen zum Ablauf des Pensionsaufenthalts enthalten sind.

Einpflegen der Bestandsbuchungen

Jetzt kannst du damit beginnen, alle bereits gebuchten Buchungen in die Software einzutragen. Das beinhaltet sowohl die Buchungen selbst als auch die zugehörigen Informationen zu den Tieren und ihren Besitzern. Es wird grundsätzlich empfohlen, alle aktuellen und zukünftigen Buchungen einzutragen. Vergangene Buchungen kannst du in deinem Altsystem belassen.

Eine detailliertere Einführung in unseren Buchungsprozess findest du im Pensionsbuchungs-Tutorial.

Buchungen anlegen

Klicke oben rechts auf das "+"-Symbol und wähle "Pension" aus.

Trage die Daten des Tieres und des Halters in die entsprechenden Felder ein.

Lege den Buchungszeitraum fest. Falls du noch keine genauen Bring- und Holzeiten mit deinen Kunden vereinbart hast, kannst du vorläufig 1:00 Uhr als Bringzeit und 23:00 Uhr als Holzzeit verwenden. Dies hilft dir, Buchungen ohne spezifische Zeitvereinbarungen von anderen Buchungen zu unterscheiden. Trage für jede Buchung den vereinbarten Preis ein.

Erstelle den Vertrag nur, wenn der Kunde bei Abgabe des Tiers den Vertrag unterzeichnen soll. Wenn bereits ein Vertrag abgeschlossen wurde, ist es nicht notwendig, ein Vertragsdokument zu erstellen.

Darüber hinaus empfehlen wir, keine Bestätigungsmail an den Kunden zu senden, da dies zu Verwirrung führen kann. Der Kunde hat ja bereits anderweitig eine Buchungsbestätigung erhalten.

Speichere nun die Buchung.

Trage den Zahlungseingang ein, falls der Kunde bereits einen Teil oder den gesamten Betrag bezahlt hat. Du kannst den Betrag und das Zahlungsdatum in der entsprechenden Sektion der Buchung erfassen.

Aktuelle Tiere aufnehmen

Öffne die entsprechende Buchung für jedes aktuell bei dir aufgenommene Tier. Du findest die Buchungen in der Buchungsliste.

Im Bereich "Check-In" trägst du das Datum ein, an dem das Tier tatsächlich in der Pension aufgenommen wurde. Gib außerdem an, wo das Tier derzeit untergebracht ist.

Nachdem du diese Informationen eingetragen hast, siehst du alle Tiere im Grundriss deiner Unterkunft.

Jetzt ist alles bereit für den täglichen Betrieb deiner Tierpension. Wir wünschen dir viel Erfolg bei der effizienten Verwaltung deiner Tiere und Buchungen mit der Anigu Tierverwaltung.