Anigu Tiersoftware Tutorial
Mit einem Tierheim starten
Mit dieser Anleitung richtest du die Anigu Tierverwaltung für ein Tierheim ein.
Diese Anleitung richtet sich an den Vorstand und an den Leiter der Tierabteilung des Tierheims.
In dieser Anleitung wird dir gezeigt, wie die Software für Tierheime genutzt werden kann. Die Stammdaten werden überprüft und ergänzt, und anschließend wird der aktuelle Tierbestand eingegeben. Lass uns loslegen!
Du benötigst nur einen PC mit Web-Browser, um mit der Tierverwaltung zu starten. Zum späteren Zugriff auf die Daten empfehlen wir die Anschaffung von weiterer Hardware, insbesondere Tablets zum Zugriff auf die Tierdaten vor Ort.
Bei weiteren Fragen oder Unterstützungsbedarf steht dir unser Support gerne zur Verfügung.
Stammdaten hinterlegen
Zu Beginn werden wir die voreingestellten Stammdaten und Einstellungen überprüfen und bei Bedarf ergänzen. Dies umfasst Informationen wie den Namen des Tierheims, die Kontaktdaten, Grundrisse, Verträge und andere grundlegende Angaben.
Deine Adresse
Deine Adresse ist bereits im Adressbuch hinterlegt und dient als Standardadresse für öffentliche Formulare, die Webseite, Verträge und die Kommunikation per E-Mail. Du kannst hier weitere Kontaktmöglichkeiten wie dein Facebook-Profil ergänzen.
Deine Unterkünfte
Du kannst Unterkünfte im Menüpunkt "Organisation" unter "Unterkünfte" hinterlegen.
Die Hinterlegung der Unterkünfte in der Anigu Tierverwaltung erfolgt je nach Größe und Struktur deines Tierheims auf unterschiedliche Weise.
- Für kleine Tierheime, die in der Regel aus einem einzigen Gebäude bestehen, empfehlen wir, das Tierheim als eine einzelne Unterkunft anzulegen und den Typ als "Standort" zu wählen.
- Bei größeren Tierheimen, die aus mehreren Gebäuden oder organisatorischen Einheiten bestehen, empfehlen wir, für jede zusammengehörende organisatorische Einheit ein eigenes "Gebäude" anzulegen.
Pflegestellen legst du noch nicht an, folge dazu getrennt dem Pflegestellen-Tutorial.
Unabhängig von der Größe deines Tierheims empfehlen wir, für jeden Standort oder jedes Gebäude einen Grundriss zu hinterlegen. Der Grundriss kann mithilfe eines beliebigen Grafikprogramms, wie zum Beispiel dem Online-Tool draw.io, erstellt werden. Es wird empfohlen, den Grundriss als "PNG-Datei" zu speichern.
Nachdem du den Grundriss hochgeladen hast, kannst du die einzelnen Unterteilungen der Unterkunft anlegen. Diese können Zwinger, Tische, Zimmer oder andere Bereiche sein, die zur Unterbringung der Tiere dienen. Für jeden dieser Teile der Unterkunft kannst du eine maximale Richtkapazität angeben, um die Auslastung entsprechend anzuzeigen. Markiere die Position der Unterteilung im Grundriss als Rechteck.
Tipp
Die Markierung ist keine Pflicht. So kannst du zum Beispiel Außenzwinger/-gehege abbilden, die nicht direkt im Grundriss sichtbar sind.
Durch die Hinterlegung der Unterkünfte und die Festlegung der maximalen Kapazität erhältst du eine bessere Übersicht über die Verfügbarkeit und Auslastung der Unterkünfte in deinem Tierheim.
Deine Tierarten
Die Klassifikationen in der Anigu Tierverwaltung ermöglichen die Kategorisierung von Tieren nach Arten oder Gruppen.
Bereits bei deiner Registrierung haben wir einige vordefinierte Klassifikationen anhand der angegebenen Daten hinterlegt. Diese dienen als Ausgangspunkt und können von dir nach eigenen Wünschen angepasst werden.
Unter dem Menüpunkt "Administration" → "Meine Tiere" → "Tierdaten" kannst du die "Tier-Klassifikationen" bearbeiten.
Deine Preise
Um deine Preise in der Anigu Tierverwaltung zu hinterlegen, müssen zunächst Zahlungskategorien erstellt werden. Diese entsprechen in etwa Buchhaltungskonten und dienen der Organisation der verschiedenen Preise. Es ist bereits ein Vorschlag für Zahlungskategorien hinterlegt, der überprüft und um die entsprechenden Umsatzsteuersätze ergänzt werden sollte.
Nachdem die Zahlungskategorien festgelegt wurden, können die Preise für die verschiedenen Tierarten hinterlegt werden. Es empfiehlt sich, sowohl die Übernahmegebühr (für die Abgabe eines Tiers an das Tierheim) als auch die Adoptionsgebühr (für die Vermittlung eines Tiers) zu erfassen. Diese Preise dienen als Richtlinie und können später bei der Anlage eines Vorgangs individuell überschrieben werden.
Tipp
Es besteht auch die Möglichkeit, mehrere Preise pro Tierart zu hinterlegen, um beispielsweise zwischen Jungtieren und erwachsenen Tieren zu unterscheiden. Zusätzlich können auch Extrakosten oder Rabatte definiert werden, um spezifische Faktoren wie nicht kastrierte Tiere oder fehlende EU-Ausweise zu berücksichtigen.
Für Fundtiere bietet die Anigu Tierverwaltung die Möglichkeit, die üblichen Tagessätze zu hinterlegen. Diese werden verwendet, um den Preis für den Aufenthalt des Tieres automatisch zu berechnen. Um die Tagessätze für Fundgebühren an die Besitzer zu hinterlegen, gehst du in der "Administration" → "Fundtiere" zu den "Fundrückgaben". Gebühren für Fundtiere, die mit Behörden abgerechnet werden, kannst du unter "Fundbehörden" hinterlegen.
Dein Nummernschema
In der Anigu Tierverwaltung ist standardmäßig ein Nummernschema gemäß den empfohlenen Einstellungen festgelegt. Diese Nummerierung dient der eindeutigen Identifizierung von Tierdatensätzen und Vörgängen.
Tipp
Insbesondere wenn zwei Tierheime eng miteinander kooperieren, kann es hilfreich sein, unterschiedliche Buchstaben vor den Tiernummern zu verwenden. Dies ermöglicht eine klare Unterscheidung zwischen den Tierdatensätzen der beiden Tierheime und vermeidet Verwechslungen.
Deine Verträge
In der Anigu Tierverwaltung sind bereits empfohlene Vertragsvorlagen hinterlegt. Diese Vorlagen dienen als Ausgangspunkt und können an deine individuellen Anforderungen angepasst werden.
Folgende Verträge für die Aufnahme und Abgabe von Tieren solltest du in der "Administration" überprüfen und hinterlegen:
Für die Aufnahme und Abgabe von Fundtieren ist es wichtig, das Fundprotokoll und das Fundrückgabeprotokoll anzupassen.
Hinweis
Die Klauseln in den Vorlagen stellen lediglich Beispiele dar. Es ist unerlässlich, die Vorlagen entsprechend deiner eigenen Bedürfnisse anzupassen.
Bei der Anpassung der Verträge und dem Einfügen spezieller Funktionen wie bedingter Klauseln hilft dir unser Tutorial Dokumentvorlagen.
Deine E-Mails
In der Anigu Tierverwaltung erfolgt der E-Mail-Versand standardmäßig über den E-Mail-Server von Anigu. Um sicherzustellen, dass Antworten der Kunden dich immer erreichen und die E-Mails als vom Tierheim stammend erkannt werden, empfiehlt es sich, deinen eigenen E-Mail-Server zu konfigurieren.
Unter dem Menüpunkt "Administration" → "Meine Online Präsenz" → "E-Mail Versand" kannst du die entsprechenden Einstellungen vornehmen. Trage dort die sogenannten "SMTP"-Einstellungen ein, die du von deinem E-Mail-Anbieter erhältst. Teste die Funktion des Versands durch den dortigen Test-Button.
Um sicherzustellen, dass die E-Mails den individuellen Bedürfnissen und Anforderungen deines Tierheims entsprechen, ist es ratsam, die vorhandenen E-Mail-Vorlagen anzupassen. Überprüfe den Inhalt, füge relevante Informationen hinzu und vergewissere dich, dass die E-Mails den gewünschten Ton und die gewünschte Formatierung aufweisen.
Die folgenden E-Mail Vorlagen solltest du überprüfen und anpassen:
- E-Mails für die Kommunikation mit Interessenten
- E-Mails für das Interessentenformular
- E-Mails für die Kommunikation mit Fundbehörden
- E-Mails für Vertragszustimmungen
Deine Tierregister
Die Tierregister sind bereits entsprechend den Empfehlungen für dein Land in Anigu Tierverwaltung hinterlegt. Um die voreingestellten Tierregister zu überprüfen, gehe in der "Administration" → "Meine Tiere" in die "Tierdaten".
Ausblick
Zukünftig ist geplant, eine direkte Meldung an die Tierregister zu ermöglichen. Hierfür ist eine Registrierung bei jedem relevanten Register erforderlich. Dadurch wird eine nahtlose und automatisierte Übermittlung von Tierdaten an die entsprechenden Register ermöglicht.
Zugriffe vergeben
Mitarbeiter erhalten Zugriff auf die Tierverwaltung entweder über einen individuellen Account, bei dem sie sich mit E-Mail-Adresse und Passwort anmelden, oder über im Tierheim ausgelegte Tablets (Terminals), wo sie ohne Login Tierdaten einsehen und eingeschränkt bearbeiten können.
Die Kombination aus individuellem Account und Terminal-Zugriff bietet Flexibilität und ermöglicht es Mitarbeitern, je nach Bedarf und Standort auf die Tierverwaltung zuzugreifen.
Nutzer anlegen
Jeder Mitarbeiter erhält einen individuellen Account, über den er sich mit seiner E-Mail-Adresse und seinem Passwort am PC oder Smartphone anmeldet. Durch diesen personalisierten Zugang können Mitarbeiter umfassend auf die Tierdaten zugreifen und diese bearbeiten.
Zunächst sollten weitere Administratoren angelegt werden, dies sind die Personen, die für die Hinterlegung der Verträge und Unterkünfte zuständig sind. Ein Tierheim hat in der Regel 2-3 Administratoren, die nicht unbedingt mit dem Vorstand identisch sein müssen.
Anschließend wird für jeden Mitarbeiter ein individueller Account erstellt. Es ist empfehlenswert, den Mitarbeitern die Tierpfleger-Rechte zuzuweisen und den Login an den Terminals zu ermöglichen. Alle Einstellungen für die Zugänge kannst du in der "Administration" → "Mein Anigu Zugang" unter "Nutzeraccounts" vornehmen.
Tipp
Verwende für jeden Nutzer eine offizielle E-Mail-Adresse für das Tierheim, anstatt ihre persönliche E-Mail-Adresse. Eine gängige Praxis ist beispielsweise die Verwendung der Form "vorname.nachname@meintierheim.de".
Die Anigu Tierverwaltung unterstützt die Integration externer Authentifizierungsdienste wie Microsoft Azure. Wenn du daran interessiert bist, kontaktiere unseren Support, um dies einzurichten und weitere Informationen zu erhalten.
Terminals registrieren
Zusätzlich zum individuellen Account haben Mitarbeiter die Möglichkeit, über im Tierheim ausgelegte Tablets, auch als Terminals bezeichnet, auf die Tierverwaltung zuzugreifen. Bei dieser Methode ist kein individueller Login erforderlich. Die Mitarbeiter können die Tablets verwenden, um Tierdaten einzusehen und in begrenztem Umfang zu bearbeiten.
Für die Nutzung der Terminals in der Tierverwaltung ist es erforderlich, jedes verwendete Tablet in der Software anzulegen und zu registrieren. Dies erfolgt durch das Scannen eines QR-Codes, der dir während des Registrierungsprozesses angezeigt wird.
Bestand erfassen
Nachdem die Stammdaten geprüft wurden, konzentrieren wir uns darauf, den aktuellen Tierbestand einzupflegen. Hierbei geht es darum, die Tiere, die sich derzeit im Tierheim befinden, in die Software einzutragen. Du wirst Informationen wie den Namen, das Alter, die Rasse, das Geschlecht, den Gesundheitszustand und die Vorgeschichte jedes einzelnen Tiers erfassen.
Deine aktuellen Tiere
Tipp
Wir können dir aus deiner bestehenden Software in vielen Fällen die Tiere importieren.
Es ist wichtig, für jedes Tier im Tierheim zu erfassen, wie es dort angekommen ist. Dies gewährleistet eine korrekte Historie und ermöglicht beispielsweise die Verwendung entsprechender Informationen in Verträgen oder auf der Homepage.
In der Regel gelangen Tiere durch Übernahme (Abgabe), als Fundtiere oder Verwahrungen ins Tierheim. Wenn ein Tier seinen Status ändert, beispielsweise von Verwahrung zu Übernahme oder der Wechsel auf eine Pflegestelle erfolgt, empfehlen wir, all diese Vorgänge zu erfassen. Es ist dabei wichtig, mindestens den neuesten Vorgang zu erfassen, damit das Tier den korrekten Status aufweist.
Tipp
Tiere, die sich auf Pflegestellen befinden, werden erst nach der Anlage der entsprechenden Pflegestelle erfasst.
Um ein Tier anzulegen, klickst du oben rechts auf das "+"-Symbol und wählst den entsprechenden Vorgang aus, der die Aufnahme des Tiers beschreibt. Der Vorgang wird rückdatiert auf das genaue Aufnahmedatum des Tiers. Sollte die genaue Uhrzeit nicht bekannt sein, kannst du 12:00 als Standardzeit verwenden. Bei Fundtieren ist es empfehlenswert, falls bekannt, die Meldung an die Behörde zu erfassen.
Die Vorgänge können entweder ohne Gebühr (0€) eingetragen werden oder du musst die entsprechenden Zahlungen erfassen. Andernfalls werden sie dauerhaft als offene Forderungen bei den betreffenden Personen angezeigt.
Es besteht auch die Möglichkeit, die zugehörigen Verträge hochzuladen. Da die Verträge jedoch selten im Nachhinein benötigt werden, ist dies nur in wenigen Fällen erforderlich.
Zu jedem Tier kannst du nun den Steckbrief um wichtige Informationen zu seinem Verhalten ergänzen. Hier kannst du beispielsweise Angaben zur Verträglichkeit mit anderen Tieren, zu möglichen Verhaltensweisen oder besonderen Bedürfnissen machen. Dies hilft dabei, das Tier bestmöglich zu betreuen und potenziellen Adoptiveltern relevante Informationen zur Verfügung zu stellen.
Des Weiteren kannst du in der medizinischen Akte des Tiers alle bisherigen Behandlungen und besonderen Vorkommnisse festhalten. Dazu gehören beispielsweise Impfungen, Kastrationen, Erkrankungen oder Verletzungen.
Geschafft
Herzlichen Glückwunsch! Du kannst nun mit der Nutzung der Tierverwaltung in deiner täglichen Arbeit beginnen.
Es ist ratsam, insbesondere bei den ersten Vertrags- und E-Mail-Erstellungen zu überprüfen, ob die generierten Texte korrekt sind. Sollte dies nicht der Fall sein, kannst du die Stammdaten und Vorlagen entsprechend anpassen.
Viel Erfolg und Freude bei der Nutzung der Anigu Tierverwaltung!
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