In dieser Anleitung zeigen wir dir, wie du Tierbegleiter in der Anigu Tierverwaltung organisierst, Einstufungen vergibst und ihre Einsätze planst. Die Schritte umfassen das Erfassen von Tierbegleitern, die Definition ihrer Aufgaben sowie die Verwaltung ihrer Termine und Verträge.

Einleitung

Die Funktion "Tierbegleiter" in der Anigu Tierverwaltung dient zur Organisation von Personen, die ehrenamtlich im Tierschutz aktiv sind und bei der Betreuung der Tiere helfen. Dazu gehören z. B.:

• Ausführer: Personen, die mit Hunden spazieren gehen.
• Katzenstreichler: Helfer, die Zeit mit Katzen verbringen.
• Sonstige Gruppen: Jugendgruppen, Gartenarbeitsgruppen oder ähnliche Teams.

Um die Funktionen für Tierbegleiter nutzen zu können, muss das Modul Tierbegleiter aktiviert werden. Dies erfolgt unter Administration > Aktive Module.

Einstufungen definieren

In der Anigu Tierverwaltung kannst du Tierbegleiter durch Einstufungen kategorisieren. Diese Einstufungen kannst du für folgendes nutzen:

• Kategorien: Personen können nach Aufgaben unterschieden werden, z. B. Hundebetreuung oder Jugendgruppe.
• Level: Einstufungen legen fest, welche Aufgaben ein Tierbegleiter übernehmen darf (z. B. einfache oder schwierige Hunde).

Einstufungen anlegen:

Einstufungen helfen dir, deine Tierbegleiter besser zu organisieren und ihre Aufgabenbereiche klar zu definieren. Um dies zu ermöglichen, musst du die Einstufungen zunächst anlegen und verwalten. So gehst du vor:

1. Rufe den Bereich Administration > Tierbegleiter in der Software auf.
2. Lege neue Einstufungen an
3. Vergib einen kurzen Namen, der zu den jeweiligen Aufgaben oder Qualifikationen passt (z. B. "Hundeausführer - Anfänger" oder "Katzenbetreuung - Fortgeschritten").
4. Weise jeder Einstufung eine Farbe zu. Die Farben erleichtern die schnelle Erkennung und Zuordnung.

Kontakt als Tierbegleiter markieren

Du hast zwei Möglichkeiten, einen Kontakt als Tierbegleiter zu markieren:

Option 1: Registrierung über die Webseite

Interessierte Personen können sich eigenständig über deine Webseite registrieren. Hierfür musst du zuerst den entsprechenden Bereich auf der Webseite freischalten. Die Interessierten füllen ein Formular aus, geben ihre Kontaktdaten ein und wählen bei Bedarf einen ersten Termin, falls diese Funktion aktiviert ist. Sobald die Registrierung abgeschlossen ist, erhältst du eine Benachrichtigung im Posteingang der Software. Dort kannst du die Anfrage prüfen und mit einem bestehenden Kontakt verknüpfen. Dieser Kontakt wird automatisch als Tierbegleiter markiert.

Option 2: Manuelle Markierung eines Kontakts

Falls eine Person sich nicht über die Webseite registrieren möchte oder du bereits bestehende Kontakte als Tierbegleiter einrichten willst, kannst du dies manuell vornehmen. Gehe hierzu wie folgt vor:

1. Öffne den gewünschten Kontakt im Adressbuch der Software.
2. Rufe den Tab Tierbegleiter auf.
3. Aktiviere die Option Ist Tierbegleiter und lege die passende Einstufung für die Person fest.

Durch diese beiden Möglichkeiten kannst du flexibel und einfach neue Tierbegleiter in dein System aufnehmen und sie entsprechend verwalten.

Tierbegleiter-Vertrag

Ein wichtiger Bestandteil der Organisation von Tierbegleitern ist der Tierbegleiter-Vertrag. Dieser Vertrag definiert die Rahmenbedingungen der Zusammenarbeit und dient dazu, verbindliche Regeln für die ehrenamtliche Tätigkeit festzulegen.

Der Vertrag kann folgende Punkte umfassen:

• Haftungsregelungen: Wer haftet im Schadensfall?
• Verhaltensrichtlinien: Wie sollen sich Tierbegleiter im Umgang mit Tieren und anderen Helfern verhalten?
• Sonstige Vorgaben: Zusätzliche Regeln, wie z. B. der Umgang mit Equipment oder Meldepflichten.

Um sicherzustellen, dass alle Tierbegleiter die Bedingungen kennen und akzeptieren, solltest du den Vertrag vor Beginn der ehrenamtlichen Tätigkeit bereitstellen. So funktioniert die Verwaltung des Tierbegleiter-Vertrags in der Anigu Tierverwaltung:

1. Vertrag hinterlegen: Lege in der Administration der Software den Tierbegleiter-Vertrag an. Dieser wird als Standardvertrag für alle neuen und bestehenden Tierbegleiter genutzt.
2. Vertrag versenden: Beim Erfassen eines neuen Tierbegleiters kannst du den Vertrag direkt per E-Mail oder über das Kundenportal versenden. Die Person muss den Vertrag lesen und zustimmen, bevor sie offiziell als Tierbegleiter aktiv wird.
3. Zustimmungsdokumentation: Sobald der Vertrag akzeptiert wurde, erfasst die Software automatisch das Datum der Zustimmung sowie die Version des Vertrags, der zugestimmt wurde.
4. Aktualisierungen: Wenn der Vertrag geändert oder aktualisiert wird, kannst du bestehenden und neuen Tierbegleitern die neue Version zur Zustimmung zusenden. Dadurch stellst du sicher, dass alle Teilnehmer stets auf dem neuesten Stand der Regeln sind. Die Software dokumentiert ebenfalls, welche Version von wem akzeptiert wurde.

Mit diesen Schritten stellst du sicher, dass jeder Tierbegleiter deine Vorgaben kennt und einheitlich handelt. Der Vertrag schafft nicht nur Klarheit, sondern hilft dir auch, Risiken und Missverständnisse zu minimieren. Durch die digitale Ablage des Vertrags kannst du sicher gehen, dass jeder Teilnehmer dem Vertrag zugestimmt hat.

Termine für Tierbegleiter verwalten

Termine helfen dir, die Arbeit deiner ehrenamtlichen Helfer zu strukturieren. Mit klar definierten Terminen kannst du die Einsatzzeiten der Helfer besser planen und koordinieren. Ein Termin kann dabei unterschiedliche Zwecke erfüllen, z. B. Spaziergänge mit Hunden, das Streicheln von Katzen, ein Treffen der Jugendgruppe oder gemeinsame Gartenarbeit.

Tierbegleiter können sich auf deine ausgeschriebenen Termine anmelden. So siehst du im Voraus, wie viele Personen teilnehmen werden, und kannst den Einsatz besser planen. Alternativ kannst du auch selbst Teilnehmer manuell für einen Termin eintragen, falls dies erforderlich ist.

Die Termine kannst du verwalten, indem du im Menü unter Mehr … den Punkt Termine für Tierbegleiter wählst. Dort findest du die Liste der aktuellen Termine und hast die Möglichkeit, neue Termine anzulegen.

Terminarten

Zu den möglichen Arten von Terminen gehören:

• Hundespaziergänge: Geplante Runden mit Hunden.
• Katzenstreicheln: Zeit für die Betreuung und soziale Bindung der Katzen.
• Treffen der Jugendgruppe: Ein regelmäßiger Termin für Jugendliche, um sich aktiv einzubringen.
• Gartenarbeit: Pflege der Außenanlagen.

Die Art des Termins legst du selbst durch die Beschreibung und die passenden Voraussetzungen fest.

Für jeden Termin hast du dazu die Möglichkeit, mehrere Einstellungen vor zu nehmen:

Teilnehmerregistrierung: Du kannst festlegen, ob sich Teilnehmer direkt selbst zu einem Termin eintragen können oder ob dies nur manuell durch dich möglich ist. Bei der selbstständigen Anmeldung erhalten die Tierbegleiter sofortigen Zugriff auf die verfügbaren Termine, die ihren Voraussetzungen entsprechen.

Sichtbarkeit der Termine: Für jeden Termin kannst du definieren, welche Voraussetzungen ein Teilnehmer erfüllen muss, um den Termin sehen zu können. Diese Einschränkungen können spezifisch für bestimmte Einstufungen gelten. Wenn keine Einschränkungen festgelegt werden, ist der Termin für alle sichtbar – auch für neue Tierbegleiter, die über die Webseite auf dein Angebot aufmerksam werden.

Termine mit oder ohne Tiere: Du hast die Wahl, ob ein Termin mit Tieren oder ohne Tiere stattfindet. Für Termine mit Tieren kannst du eine genaue Zuordnung vornehmen, welcher Tierbegleiter mit welchem Tier arbeitet. Bei der Durchführung eines Termins ist es auch möglich, einem Tier mehrere Helfer oder einem Helfer mehrere Tiere zuzuweisen.

Teilnahme dokumentieren

Während oder nach einem Termin kannst du die Anwesenheit der Teilnehmer erfassen und dokumentieren, welche Tiere versorgt wurden. Dies hilft dir nicht nur bei der Planung zukünftiger Termine, sondern ermöglicht auch eine Rückverfolgbarkeit im Krankheits- oder Seuchenfall. So kannst du jederzeit nachvollziehen, welche Person mit welchem Tier Kontakt hatte.

Erwerb einer Einstufungen durch die Teilnahme

Termine bieten nicht nur eine Möglichkeit zur Organisation von Helfereinsätzen, sondern können auch genutzt werden, um die Einstufung eines Tierbegleiters automatisch zu aktualisieren. Ein Beispiel hierfür ist die Durchführung von Lehrgängen: Du kannst einen Termin speziell für einen Lehrgang anlegen. Die Teilnehmer, die an diesem Lehrgang teilnehmen, erhalten nach Abschluss des Termins automatisch die zugehörige Einstufung. Dadurch wird die Verwaltung der Kompetenzen deiner Helfer effizienter und transparenter.

Kundenportal für Tierbegleiter

Das Kundenportal ist ein wichtiges Tool, um deinen Tierbegleitern einen einfachen Zugang zu relevanten Informationen und Funktionen zu ermöglichen. Wenn das Kundenportal auf deiner Webseite aktiviert ist, können Tierbegleiter es nutzen, um ihre Einsätze und Termine zu verwalten. Über das Portal haben sie folgende Möglichkeiten:

Terminanmeldung: Das Kundenportal ermöglicht es Tierbegleitern, sich eigenständig zu neuen Terminen anzumelden. Dabei werden nur Termine angezeigt, die ihren jeweiligen Einstufungen und Fähigkeiten entsprechen. Dadurch wird sichergestellt, dass die Tierbegleiter nur an den Aufgaben teilnehmen, für die sie qualifiziert sind.

Übersicht der betreuten Tiere: Tierbegleiter können einsehen, mit welchen Tieren sie zuletzt gearbeitet haben. Dies hilft dabei, den Überblick über ihre bisherigen Einsätze zu behalten und erleichtert die Planung zukünftiger Termine.

Feedback geben: Nach jedem Termin haben Tierbegleiter die Möglichkeit, über das Kundenportal Feedback zu hinterlassen. Sie können z. B. mitteilen, wie sich die einzelnen Tiere verhalten haben, besondere Beobachtungen schildern oder allgemeines Feedback zu ihrem Einsatz geben. Dieses Feedback hilft dir, die Betreuung der Tiere weiter zu verbessern und die Erfahrungen der Helfer zu berücksichtigen.

Vertragsübersicht: Jeder Tierbegleiter kann im Kundenportal die aktuelle Version des Tierbegleiter-Vertrags einsehen und ggf. neue Versionen akzeptieren, falls Änderungen vorgenommen wurden.

Das Kundenportal erleichtert nicht nur die Kommunikation zwischen dir und deinen Tierbegleitern, sondern stärkt auch deren Eigenverantwortung und Engagement.