In der Anigu Tierverwaltung kannst du Rechnungen nicht direkt in der Software erstellen.
Der Grund dafür ist, dass die Anigu Tierverwaltung die komplexen Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung nicht erfüllt.
Wir haben uns darauf spezialisiert, dir eine Software anzubieten, die sich vollständig auf die Verwaltung und Organisation rund um Tiere konzentriert.
Stattdessen kannst du Rechnungen über externe Programme erstellen.
Entweder über eine API-Schnittstelle mit den Buchhaltungsprogrammen Lexware Office und easyVerein.
Oder mit anderen Programmen, deren Rechnungen du anschließend in die Anigu Tierverwaltung hochladen kannst.

In dieser Anleitung erfährst du, wie du die Programme einbindest, Rechnungen hochlädst und deine Buchhaltung optimal organisierst.

Unterschied zwischen Rechnung und Zahlungsbestätigung/Quittung

In der Anigu Tierverwaltung wird zwischen Rechnungen und Zahlungsbestätigungen bzw. Quittungen unterschieden.
Rechnungen dienen als offizielles Dokument, um eine Leistung oder ein Produkt in Rechnung zu stellen, und werden extern erstellt.
Diese können anschließend in die Anigu Tierverwaltung hochgeladen werden.

Rechnungen sind bei gewerblichen Kunden oder steuerpflichtigen Leistungen erforderlich, da sie alle rechtlich vorgeschriebenen Angaben wie die Umsatzsteuer ausweisen müssen.
Stelle sicher, dass Rechnungen den steuerlichen Anforderungen entsprechen, insbesondere für Geschäftskunden oder bei Leistungen, die in der Buchhaltung dokumentiert werden müssen.

Zahlungsbestätigungen und Quittungen hingegen dokumentieren den Empfang einer Zahlung und dienen als Nachweis, dass die Zahlung vollständig oder teilweise beglichen wurde. Zahlungsbestätigungen können auch ohne vorher ausgestellte Rechnung erstellt werden, insbesondere bei Privatkunden.
In solchen Fällen dient die Quittung als Beleg für den Zahlungseingang, ist jedoch keine steuerrechtlich relevante Rechnung.

Die Anigu Tierverwaltung versendet nach Abschluss einer Zahlung automatisch eine Zahlungsbestätigung per E-Mail, auch wenn keine Rechnung vorliegt.
In dieser E-Mail befindet sich bei hinterlegten Rechnungen ein Button, über den der Kunde die zugehörige Rechnung einsehen und herunterladen kann.
Quittungen können zusätzlich direkt in der Software gedruckt werden und dienen vor allem Privatkunden als einfacher Zahlungsnachweis.

Eigene Rechnungen extern erstellen und hochladen

Du kannst deine Rechnungen extern erstellen und anschließend in die Anigu Tierverwaltung hochladen.
Hierfür eignen sich verschiedene Programme zur Erstellung von E-Rechnungen. Du bist in der Wahl des Programms frei, die Rechnung sollte sich jedoch vom Programm als PDF speichern lassen.

Um eine externe Rechnung hochzuladen, öffne den entsprechenden Zahlungsvorgang.
Dies kannst du entweder direkt über den Kontakt im Tab Zahlungen machen oder im jeweiligen Vorgang (Pensionsbuchung, Adoption, …) im Abschnitt Zahlungen.
In der Detailansicht der Zahlung findest du im Abschnitt Dokumente die Möglichkeit, den Upload zu starten.
Wähle die gewünschte Datei aus und lade sie hoch.
Die Rechnung wird anschließend dem entsprechenden Zahlungsvorgang zugeordnet und ist dort jederzeit einsehbar.

Rechnungen automatisch erstellen

Mit der Anigu Tierverwaltung kannst du Rechnungen automatisch erstellen lassen, sofern eine externe Anbindung, wie oben beschrieben, konfiguriert ist.
Anstatt Rechnungen hochzuladen, steht dir ein Übermitteln-Button zur Verfügung, der den Prozess deutlich vereinfacht.

Du öffnest den Zahlungsvorgang in der Anigu Tierverwaltung. Dies kannst du entweder direkt über den Kontakt im Tab Zahlungen machen oder im jeweiligen Vorgang (Pensionsbuchung, Adoption, …) im Abschnitt Zahlungen. Jetzt nutzt du den Übermitteln-Button, um die Rechnung an das angebundene externe Buchhaltungsprogramm zu senden.

Sobald die Rechnung erstellt wurde, wird das Rechnungsdokument automatisch mit dem entsprechenden Zahlungsvorgang in der Anigu Tierverwaltung verknüpft.
Der Kunde kann die Rechnung über einen Link in der Zahlungsbestätigungsmail einsehen und herunterladen.

Wird die noch offene Rechnung in der externen Software als bezahlt markiert, beispielsweise durch die Zuordnung einer Überweisung, aktualisiert sich der Zahlungsstatus automatisch auch in der Anigu Tierverwaltung.
Dadurch hast du jederzeit einen vollständigen und aktuellen Überblick über den Status deiner Zahlungen und sparst dir den Abgleich beider Systeme.

Zahlungsvorgänge, die bar oder per EC-Karte beglichen wurden, trägst du direkt als Zahlung in die Anigu Tierverwaltung ein. Diese erscheinen in der Anigu Tierverwaltung sofort als bezahlt und in deiner Rechnungssoftware als offene Rechnung. In deiner Rechnungssoftware stehen die Rechnungen als offen, bis du den entsprechenden Umsatz der Kasse bzw. Bankbuchung zugeordnet hast.