Anigu Tiersoftware Tutorial
Tagesstätten-Abos
- Voraussetzungen
- Abschluss eines Abos
- Monatliche Verwaltung des Abos
- Stornierung/ Kündigung des Abonnements
- Änderung des Abonnements
- Besonderheiten bei der Preisgestaltung
In dieser Anleitung lernst du, wie du Tagesstätten-Abonnements mithilfe unserer Software verwalten kannst.
Abonnements sind ein gerne verwendetes Preismodell im Tagesstättenbetrieb. Mit der Anigu Tierverwaltung hast du die Möglichkeit, Abonnements für deinen Kunden einzurichten. Dieses Tutorial wird dich Schritt für Schritt durch den Prozess führen, wie du Abonnements erstellst, bearbeitest und verwaltest, um sicherzustellen, dass du das Beste aus unserer Software herausholst.
Voraussetzungen
Um Tagesstätten-Abos anlegen zu können, muss das Modul „Tagesstätte“ bei deinen aktiven Modulen markiert sein. Wichtig ist, dass die Tagesstätten- Vereinbarung hinterlegt ist. Diese sollte individuell an deine Firma angepasst sein und deine Bedingungen (Zahlung, Stornierung, etc.) enthalten.
Hinweis
Die Tagesstätten-Vereinbarung enthält die Haftungsbedingungen und ist sowohl für Abo- als auch Nicht-Abo-Kunden wichtig.
Um die Möglichkeit nutzen zu können, das Tagesstätten-Abonnement per E-Mail bestätigen zu lassen, stelle sicher, dass du die Funktion "Online-Unterschrift erlauben" aktiviert hast. Die Aufforderung zur Online- Unterschrift erfolgt durch das Versenden der E-Mail "Anfrage zur Zustimmung zum Tagesstättenvertrag".
Abschluss eines Abos
Interessiert sich ein neuer Kunde für die Betreuung seines Hundes in deiner Tagesstätte, wird in der Regel ein Probetag abgehalten um sicherzustellen, dass der Hund sich wohlfühlt und sich gut integrieren lässt.
Für diesen Probetag ist es wichtig, die Zustimmung zur Tagesstätten- Vereinbarung vom Kunden zu haben, um rechtlich abgesichert zu sein. Melden sich deine Kunden online zum Probetag an, generiert dir die Tierverwaltung eine Bestätigungsmail, die an den Kunden verschickt wird. Dieser E-Mail ist die Tagesstätten- Vereinbarung angehängt, welche den zu bestätigenden Probetag und die Konditionen enthält.
Alternativ besteht in der Kundenkartei unter dem Reiter „Tagesstätte“ die Möglichkeit, den Kunden zur Teilnahme an der Tagesstätte einzuladen. Auch hier kann man die E-Mail direkt erstellen lassen und an den Kunden raussenden. Der Kunde kann online zustimmen und der Probetag kann stattfinden.
Nach dem Probetag schließt du für den Hund ein Abonnement ab. Dieses wird in der Tierverwaltung mit den vom Kunden gewünschten Tagen und der dafür gültigen Gebühr angelegt. Gehe hierzu in den Adressbucheintrag deines Kunden und öffne den Reiter "Tagesstätte".
Wurden alle Informationen erfasst, wird ein neuer, für das Abonnement gültiger Vertrag erstellt und dem Kunden erneut per E-Mail zur Bestätigung zugeschickt. Mit dem neuen Tagesstätten-Vertrag für das Abonnement werden die für das Tier vereinbarten Konditionen für die entsprechenden Tage vom Kunden bestätigt.
Die Buchungen für die Aufenthaltstage des Hundes kannst du auch vor der Zustimmung zur neuen Tagesstätten-Vereinbarung schon eintragen. Sobald die Zustimmung erfolgt ist, werden die Preise nachträglich entsprechend angepasst. Gebuchte Tage, die dann im Abonnement enthalten sind, werden auf Null Euro gesetzt, zusätzlich gebuchte Tage werden mit dem Preis angezeigt, der dafür vereinbart wurde.
Tipp
Bietest du einen Rabatt für verkürzte Aufenthaltszeiten an?
Die Anigu Tierverwaltung ermöglicht dir bei der Erstellung eines Abonnements auch späten Check-In und frühen Check-Out zu berücksichtigen. Beim Anlegen des Abos werden die entsprechenden Tage „Halbtags“ gebucht. Werden die Voraussetzungen für die Konditionen eines halben Tages nicht erfüllt, erkennt die Software das und stellt dem Kunden die Differenz zum ganzen Tag in Rechnung.
Monatliche Verwaltung des Abos
Zur Pflege des Abonnements müssen folgende Schritte monatlich durchgeführt werden:
- Zu Anfang oder Ende des Monats (je nach Handhabung im Unternehmen) werden die Abonnements abgerechnet. Um zu sehen, welche Abonnements aktuell abgerechnet werden müssen, findest du in der Organisation die Rubrik „Abrechnungsperioden anlegen“. Die aufgelisteten Links führen dich in den Reiter „Tagesstätte“ des jeweiligen Kunden. Dort siehst du die aktuellen Abos des Kunden und kannst für das Abo, das du jetzt abrechnen möchtest einen neuen Abrechnungszeitraum festelegen.
- Um die Zahlungsaufforderung per E-Mail an den Kunden zu versenden, muss unter „Offene Forderungen“ die Zahlung markiert werden, die angefordert werden soll. Über den Button „Zahlung anfordern“ gelangt man zur Vorschau der automatisch generierten E-Mail. Nach einer letzten Kontrolle, ob alle angezeigten Daten korrekt sind, wird mit „Zahlung starten“ die E-Mail mit den Zahlungsinformationen an den Kunden gesendet.
- Die Anwesenheitstage des Hundes für die nächsten Wochen werden als Mehrfachbuchung erfasst. Mit Klick auf den Button "Alle setzen" werden die gebuchten Tage mit den entsprechenden Preisen automatisch in den Kalender eingetragen. In der Übersicht der Tagesstättenbuchung werden diese dann mit dem an das Abo angepassten Preis angezeigt.
Stornierung/ Kündigung des Abonnements
Es gibt verschiedene Situationen, die zu einer Kündigung oder Stornierung des Abonnements führen. Je nach Grund für die Beendigung des Abonnements gibt es verschiedene Vorgehensweisen, um das Abo in der Anigu Tierverwaltung zu beenden.
Im Adressbucheintrag des Kunden, findest du im Reiter "Tagesstätte" die für diesen Kunden angelegten Abonnements. Du kannst hier beim entsprechenden Abo durch "Ändern" das Abo bearbeiten, stornieren oder beenden.
Die Vorgehensweise hängt vom jeweiligen Fall ab:
Stornieren: Die Zustimmung des Kunden zur Tagesstättenvereinbarung blieb aus oder der Kunde widerruft innerhalb der Widerrufsfrist.
Beenden: Der Hund war bereits in der Tagesstätte und das Abonnement läuft.
Tipp
Überprüfe nach dem Stornieren oder Beenden eines Abonnements immer, ob die Preise der angelegten Termine noch korrekt sind.
Änderung des Abonnements
Möchte der Kunde seine Betreuungstage verändern oder gibt es Veränderungen der zu betreuuenden Tiere, erstellt man ein neues Abonnement mit den angepassten Konditionen und sendet dem Besitzer den neuen Vertrag zu. Das neue Abo wird gültig sobald dem neuen Vertrag zugestimmt wird. Bleibt die Zustimmung dafür aus, behält die alte Tagesstättenvereinbarung ihre Gültigkeit.
Kommt es deinerseits zu Veränderungen des Abonnements, z.B. wenn du die Preise deiner Tagesstätte erhöhst, ist es wichtig, die Kunden frühzeitig über die Preiserhöhung zu informieren. Im Idealfall geschieht das einige Zeit vor der Kündigungsfrist, so bleibt dem Kunden genug Zeit, darauf zu reagieren.
Sende dazu dem Kunden die neue Tagesstättenvereinbarung zur Zustimmung zu. Sobald der Kunde den neuen Bedingungen zugestimmt hat, ist das neue Abonnement automatisch ab dem Zeitpunkt gültig, für den es angelegt wurde. Stimmt der Kunde den neuen Bedingungen nicht innerhalb einer angemessenen Frist zu, wird sein Abonnement über die „Beenden“- Funktion gekündigt.
Tipp
Informiere den Kunden lange genug vor einer bevorstehenden Preiserhöhung, sodass ihm genug Zeit bleibt, darüber zu entscheiden ob und wie er das Abonnement weiterhin nutzen will.
Besonderheiten bei der Preisgestaltung
Um Sonderkonditionen für Stammkunden oder Freunde einzurichten, bietet dir die Anigu Tierverwaltung durch die Auswahl von „Sonderpreise“ im Dropdown- Menü die Möglichkeit, individuelle Preise zu vergeben. Die Tage werden dann nicht auf Null Euro gesetzt, sondern zu einem günstigeren Preis angeboten.
Für Stammkunden könnte das z.B. so aussehen:
Es wird ein Abonnement abgeschlossen für die Tage Montag und Dienstag. Für die Tage Mittwoch bis Freitag wird ein vergünstigter Preis vergeben.
Nach der Bestätigung des Tagesstättenvertrags durch den Kunden erscheinen Montag und Dienstag als kostenlose Tage, Mittwoch bis Freitag werden mit dem vergünstigten Preis angezeigt.
Ein weiteres Beispiel: Freundschaftspreise
Das Abonnement wird für Null Euro eingerichtet und für jeden Tag wird ein individueller, günstiger Preis eingetragen. Hier im Beispiel, können also die Tage Montag bis Freitag für jeweils 10 Euro gebucht werden.
Beim Eintragen der Buchungen in den Kalender werden 10€ als Tagesbetreuungspreis angezeigt.
Abgerechnet werden in diesem Fall die gebuchten Tage für 10€ statt der einmaligen Monatsgebühr für das Abonnement.
Solltest du noch weitere Fragen haben zur Verwaltung der Tagesstättenabonnements melde dich gerne bei unserem Support.
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